Entenda como emitir suas notas fiscais de maneira prática e eficaz

A emissão de notas fiscais é um processo fundamental e obrigatório para a maioria das empresas, por isso, ter ciência do assunto e realizar a emissão de forma correta é tão importante. 

Ainda assim, muitos proprietários e gestores permanecem na zona de dúvidas e incertezas sobre a emissão de notas fiscais e operações básicas como a sua utilidade, os tipos existentes, etc.  

O que são notas fiscais? 

De forma bem resumida, as notas fiscais são os documentos responsáveis pela comprovação tributária de movimentações comerciais. 

Ou seja, sempre que há a venda ou compra de um produto/serviço, há a obrigatoriedade de emissão de comprovante do produto vendido ou serviço prestado para fins de fiscalização. 

Importância e necessidade da emissão de notas fiscais 

Como dito anteriormente, é um documento de comprovação utilizado para fins legais e isso explica a sua obrigatoriedade. 

Logo, é extremamente importante para a contabilidade de uma empresa e o recolhimento de impostos. 

“Além disso, as notas ficais também são utilizadas para dados de faturamento, lucro, estoque, e demais aspectos fundamentais para o funcionamento adequado de uma organização”, explica João Esposito, economista e CEO da Express CTB – accountech de contabilidade. 

Entretanto, não é um documento obrigatório para todos os tipos de empreendedores. 

Quando há exceção? 

Os integrantes do MEI (Microempreendedor Individual), só precisam emitir notas fiscais de forma obrigatória quando é feita a comercialização com pessoas jurídicas. 

Entretanto, alguns microempreendedores, ainda assim, optam pela emissão de todas as movimentações comerciais, ainda que sejam referentes a pessoas físicas, para um melhor controle contábil. 

Essa é a única exceção existente, e qualquer empreendedor que descumprir seus deveres tributários sofrerão as devidas punições legais. 

Quais as consequências da não emissão das notas fiscais? 

Por ser um comprovante tributário obrigatório, a não emissão de notas fiscais é configurada como crime. 

Em casos mais graves, os responsáveis respondem pelo crime de sonegação fiscal, como previsto na Lei 4.729/1965, que diz: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”. 

Logo, não pode haver alteração de valor ou omissão de movimentação, caso contrário, os impostos recolhidos não serão condizentes com as movimentações realizadas, beneficiando o empreendedor de forma ilegal. 

Esse ato pode acarretar de seis meses a dois anos de detenção + multa. 

Além disso, também há o crime conhecido como caixa 2, que pode acarretar até oito anos de detenção e diz respeito a outro caixa da empresa sem registro fiscal. 

Assim, o dinheiro não é declarado e não há recolhimento de impostos, o que configura o crime. 

“Vale salientar a importância de agir legalmente para a continuidade do seu negócio. Não coloque em risco o seu sucesso em prol de benefícios indevidos. Opte sempre por agir na lei e da forma mais correta possível”, diz Lisiane Queiroga, Coordenadora do Departamento Fiscal da Express CTB.

Quais os tipos de notas fiscais existentes? 

Como as notas fiscais servem para registrar a comercialização de diferentes produtos e serviços, há também a necessidade de diferenciar esses registros de acordo com as especificações de cada um. 

Para isso, existem três tipos principais: 

  • Nota Fiscal (NF):Este é o modelo mais usual e conhecido, pois representa a maior parte das comercializações realizadas. É utilizado para o registro de compra e venda de produtos e outras operações como remessa, importação e exportação, etc.  
  • Nota Fiscal de Serviços (NFS): diferente do modelo anterior, este é utilizado para o registro de prestação de serviços. 
  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC):este modelo substitui o cupom fiscal e é muito utilizado pelo varejo.  

Além disso, também existem dois tipos distintos de emissão: 

  • Impressa: é a emissão tradicional feita a partir do papel, tendo todas as informações preenchidas de forma manual. 
  • Eletrônica: substitui as notas fiscais tradicionais de forma digital com a mesma validade jurídica a partir de um software específico. Assim, as informações são validadas, preenchidas e armazenadas de forma eletrônica. 

Esse tipo é preferível tanto por parte dos empreendedores pela facilidade, como pela receita em prol do menor índice de sonegação. 

Entretanto, é fundamental se ater à legislação do seu município, pois alguns ainda não aceitam esse modelo de nota fiscal e exigem a emissão tradicional. 

Para a emissão tradicional, basta obter um talão de nota fiscal e preencher de forma manual. Mas, essa prática já é proibida para as empresas enquadradas no Simples Nacional, desde outubro de 2018, em alguns municípios. Por isso deve-se verificar a legislação pertinente a cada local em que o estabelecimento se encontra. 

É importante se adaptar ao modelo eletrônico e entender o passo a passo para conseguir emitir notas fiscais dessa forma, pois a ideia do Fisco é não mais existir a emissão de notas manuais. 

Passo a passo para a essa emissão de forma prática e eficaz. 

Obter certificação digital 

Para que a nota fiscal seja validada, assegurada e autenticada digitalmente, é necessário que haja uma assinatura virtual credenciada pela ICP (infraestrutura de chaves públicas brasileiras). 

Após a compra do certificado, há a necessidade de validar as informações e essa validação é feita a partir de uma autoridade de registro. 

Após validação, será possível realizar o cadastro da certificação e a sua assinatura virtual estará pronta para uso. 

Obter autorização de emissão 

Com a certificação digital em mãos, é hora de adquirir a autorização necessária para a emissão das notas fiscais de forma eletrônica. 

Para isso, é necessário se ater ao tipo de nota fiscal que deseja emitir, tendo especificações para as duas principais: 

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): contatar a Secretaria Estadual da Fazenda da localidade da sua empresa. 
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): contatar a Secretaria Municipal de Finanças ou de Fazenda da localidade da sua empresa.  

Obter um software 

Agora que você já possui a autorização, é hora de viabilizar a emissão a partir de um software, seja ele: 

  • Gratuito: são softwares públicos oferecidos pelo governo de forma gratuita, entretanto costumam apresentar algumas limitações. 
  • Pago: a empresa paga por um software particular de emissão de notas capaz de ofertar diversas possibilidades não existentes nos gratuitos. 

É importante se ater ao que é mais viável e benéfico para o seu negócio, colocando na balança o custo benefício em adquirir um software pago, a necessidade e a possibilidade. 

Tendo, em vista os passos acima como padrões, ainda há etapas que os precedem caso você seja: 

  • MEI:Antes de tudo, é necessário realizar um credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da sua localidade. Assim, seu CNPJ será cadastrado como emissor e você poderá seguir normalmente os passos acima. 
  • Pessoa Física:É necessário fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade para a emissão de nota fiscal de autônomo. 

Todos esses processos envolvem uma burocracia significativa e um conhecimento ainda mais profundo acerca do tema. Por isso, é fundamental contar com o serviço de contadores experientes no ramo, capazes de resolver essas e outras questões de forma responsável e assertiva.